NộI Dung
- 01. Tự động hóa các tác vụ email tiêu tốn thời gian
- 02. Làm các công việc thông thường khi chạm vào bttn
- 03. Tự động hóa các cập nhật xã hội lặp đi lặp lại
- 04. Tự động hóa việc theo dõi hóa đơn với FreshBooks
- 05. Theo dõi khách hàng bằng Streak
- 06. Thu thập hóa đơn doanh nghiệp của bạn với Wave
- 07. Gửi hợp đồng điện tử với Hellosign
- 08. Tạo một mẫu dự án có thể sử dụng lại trong Asana
Cho dù bạn hào hứng với khả năng của AI trong thiết kế hay lo sợ rằng robot sẽ đến và cướp công việc của bạn, thì chắc chắn một điều - loại tự động hóa phù hợp có thể giúp chúng ta tiết kiệm thời gian.
Ví dụ: bạn có thể đã tận dụng tối đa các Hành động được lập trình sẵn trong chương trình Creative Cloud yêu thích của mình để tăng tốc quy trình làm việc và cắt giảm các tác vụ lặp đi lặp lại. Tốt cho bạn.
Nhưng bạn đã xem xét các công việc hút thời gian khác có thể tự động hóa như thế nào chưa? Đọc tiếp tám công cụ vô giá dành cho các nhà thiết kế có thể giúp tự động hóa các nhiệm vụ kinh doanh thông thường, để bạn có nhiều thời gian hơn để sáng tạo ...
01. Tự động hóa các tác vụ email tiêu tốn thời gian
Email có thể chiếm hết hàng giờ trong ngày nếu bạn không quản lý cẩn thận. Một kỹ thuật phổ biến để giữ cho nó hoạt động là chỉ kiểm tra hộp thư đến của bạn vào những thời điểm cụ thể trong ngày, để tránh các thư mới hoạt động như một sự phân tâm liên tục.
Ngoài ra còn có rất nhiều cách để tự động hóa các tác vụ nhất định trong hộp thư đến của bạn để giảm bớt sự phức tạp hàng ngày đó nhiều hơn nữa. Đầu tiên và quan trọng nhất là trả lời tự động, một chức năng có sẵn với hầu hết các ứng dụng email.
Những thông báo này không phải bị giới hạn trong các cảnh báo vắng mặt khi bạn không có mặt. Trả lời tự động cũng có thể được sử dụng để cho mọi người biết khi nào họ có thể mong đợi nhận được phản hồi từ bạn (giữ cho những khách hàng lo lắng mong đợi phản hồi ngay lập tức), cũng như phác thảo các trường hợp mà bạn sẽ không trả lời.
Bạn có thể bao gồm tính khả dụng sớm nhất của mình - chắc chắn, bạn có thể cần phải cập nhật nó thường xuyên, nhưng ít nhất bạn chỉ phải làm điều đó một lần mỗi lần. Bằng cách thiết lập các quy tắc và bộ lọc trong hộp thư đến của mình, bạn cũng có thể điều chỉnh phản hồi theo các nhóm chính, chẳng hạn như khách hàng hiện tại hoặc khách hàng trước đây.
02. Làm các công việc thông thường khi chạm vào bttn
Hầu hết các công cụ trong danh sách này là các ứng dụng kỹ thuật số giúp hợp lý hóa cách bạn điều hành công việc kinh doanh thiết kế của mình. Nhưng chúng tôi đang khởi động mọi thứ bằng một thứ gì đó tương tự thú vị.
Có nhiều màu sắc cho mọi nhu cầu nhấn nút ấn tượng của bạn, bttn là một cách cực kỳ thỏa mãn để tự động hóa mọi thứ từ một hành động đơn giản đến toàn bộ quy trình làm việc, chỉ bằng cách đập tay vào bàn làm việc của bạn.
Nó có hỗ trợ Wi-Fi hoặc với gói dữ liệu 2G 12 tháng - và có thể được lập trình như một phím tắt đơn giản cho mọi thứ từ sắp xếp lại nguồn cung cấp, đặt phòng họp yêu thích của bạn, đến đặt taxi.
03. Tự động hóa các cập nhật xã hội lặp đi lặp lại
Mạng xã hội là một thứ mang tính cá nhân, mang tính chất trò chuyện và để xây dựng thương hiệu của bạn trực tuyến hiệu quả, bạn cần tham gia vào các cuộc trò chuyện, nhận xét và trả lời mọi người - đây là kiểu không thể tự động hóa.
Nhưng có thể tự động hóa các nhiệm vụ xã hội lặp đi lặp lại nhiều hơn gắn liền với các nỗ lực tiếp thị và tự quảng cáo của bạn. Lên lịch cho các tweet hoặc bài đăng - đặc biệt đối với các chiến dịch chạy trong vài ngày hoặc vài tuần, bất kỳ thời điểm cụ thể nào trong ngày - là điều tuyệt đối không cần bàn cãi và có thể được thực hiện bằng các công cụ như Hootsuite hoặc Buffer.
Bạn cũng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách liên kết các kênh xã hội của mình với nhau, đặc biệt là để cập nhật danh mục đầu tư. Ví dụ: bằng cách sử dụng nguồn cấp dữ liệu từ Instagram, Flickr hoặc YouTube hoặc bất kỳ nền tảng nào bạn chọn, bạn có thể tự động điền vào Twitter, Facebook hoặc LinkedIn với các bản cập nhật.
Giống như với email, để hỗ trợ năng suất của bạn, bạn cũng có thể lựa chọn thời điểm làm như vậy để giảm thiểu những phiền nhiễu liên tục mà các thông báo trên mạng xã hội có thể gây ra.
04. Tự động hóa việc theo dõi hóa đơn với FreshBooks
Một trong những nhiệm vụ tiêu diệt tâm hồn và tốn thời gian nhất đối với những người làm nghề tự do là hành vi xấu cần thiết của việc lập hóa đơn cho khách hàng, và thậm chí tệ hơn là đuổi theo họ sau đó.
Có rất nhiều công cụ có sẵn để xử lý mặt tài chính của việc điều hành một doanh nghiệp thiết kế, bao gồm theo dõi chi phí, hóa đơn và các vấn đề kế toán chung - các công cụ phổ biến cho người làm nghề tự do bao gồm FreeAgent và Solo.
FreshBooks là một lựa chọn thay thế khác, dành cho các doanh nghiệp nhỏ và người làm nghề tự do. Sau thời gian dùng thử miễn phí 30 ngày, các gói thanh toán bắt đầu từ $ 15 / tháng.
Không chỉ các công cụ như FreshBooks và FreeAgent tự động hóa quá trình tạo ước tính và hóa đơn, bạn còn có thể thiết lập lời nhắc tự động cho những khách hàng thanh toán muộn, ngay từ ứng dụng - giúp bạn tiết kiệm thời gian, cũng như cắt giảm các lần theo dõi email khó xử .
05. Theo dõi khách hàng bằng Streak
Tất nhiên, các mối quan hệ với khách hàng phức tạp hơn rất nhiều so với việc chỉ gửi và theo dõi hóa đơn - và cũng như lập lịch trên mạng xã hội, có giới hạn về mức độ tự động hóa quy trình mà không làm mất đi chút 'mối quan hệ'.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại không thể mang lại lợi ích từ một chút lập kế hoạch trước cẩn thận. Có thể dễ dàng tự động hóa những việc đơn giản như theo dõi lịch sự 30 ngày sau khi dự án hoàn thành và bắt đầu cuộc trò chuyện từ đó.
Streak là một plugin Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) miễn phí dành cho Gmail, cho phép bạn tổ chức khách hàng vào các luồng công việc khác nhau, lên lịch gửi email, theo dõi các dự án ở các giai đoạn khác nhau và hơn thế nữa.
Các giai đoạn chính của dự án có thể gây ra tắc nghẽn, chẳng hạn như khi khách hàng có phản hồi, cũng có thể được hưởng lợi từ lời nhắc tự động - chỉ cần đảm bảo rằng mẫu được tùy chỉnh phù hợp và được viết bằng giọng nói của bạn, vì vậy nó không giống như một con rô bốt đang theo đuổi thay mặt bạn.
06. Thu thập hóa đơn doanh nghiệp của bạn với Wave
Nếu bạn hiện đang thu thập biên lai chi phí trong một hộp đựng giày và giữ các tài khoản của mình trong một bảng tính Excel thô sơ, thì có rất nhiều công cụ để làm điều đó dễ dàng hơn.
Ngoài việc theo đuổi khách hàng cho bạn, FreeAgent và FreshBooks cũng cung cấp cho bạn tùy chọn tự động nhập các giao dịch ngân hàng - tiết kiệm một lượng lớn thời gian theo dõi và tính toán chi phí.
Một công cụ lưu giữ sách hữu ích khác là Wave, đi kèm với một ứng dụng miễn phí có tên Wave Receipts. Chỉ cần chụp ảnh biên lai và biên lai sẽ tự động nhập cho bạn. Không còn hoảng sợ khi đến ngày khai thuế!
07. Gửi hợp đồng điện tử với Hellosign
Theo dõi các hợp đồng và NDA có thể là một cơn ác mộng tốn thời gian, đặc biệt là khi cần sửa đổi ở cả hai phía trước khi được ký ngược lại hoặc các khách hàng khác nhau cần có những điều chỉnh tinh tế đối với thỏa thuận.
Hellosign biến nhiều phiên bản tài liệu Word của các hợp đồng trở thành dĩ vãng, bằng cách tự động hóa quy trình. Bạn chỉ cần tải lên mẫu hợp đồng của mình, tùy chỉnh nó với nhiều trường có thể chỉnh sửa theo yêu cầu.
Mỗi khi khách hàng cần hợp đồng, hãy điền vào các phần có thể chỉnh sửa trong Hellosign và ứng dụng sẽ gửi cho họ để họ được ký điện tử.
08. Tạo một mẫu dự án có thể sử dụng lại trong Asana
Có rất nhiều công cụ quản lý dự án và năng suất dành cho các nhà thiết kế - hai trong số những công cụ phổ biến nhất là Trello và Asana.
Nếu Asana là công cụ bạn lựa chọn, hãy thử tự động hóa một phần của quy trình bằng cách thiết lập một mẫu dự án đa năng bao gồm tất cả các tài liệu, tệp và nhiệm vụ chung mà các dự án của bạn có điểm chung, cũng như tiến trình tiêu chuẩn của các mốc quan trọng. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi thêm những thứ này mỗi lần.
Không có hai dự án nào giống hệt nhau, nhưng ít nhất nó sẽ cung cấp cho bạn một khuôn khổ ổn định để bắt đầu và tùy chỉnh theo yêu cầu để phù hợp với từng khách hàng.
