NộI Dung
- Vua điên
- Phù hợp nội dung với thiết kế
- Vấn đề: nội dung bị phân mảnh
- Giải pháp: tập trung tạo nội dung
- Vấn đề: nội dung là hữu cơ
- Giải pháp: bắt đầu kiểm toán sớm
- Vấn đề: nội dung phải nhất quán
- Giải pháp: sử dụng các mô hình nội dung
- Vấn đề: nội dung phải thích ứng
- Giải pháp: học C.O.P.E
- Vấn đề: nội dung phải mở
- Giải pháp: các công cụ cộng tác trực tuyến
- Vấn đề: duy trì nội dung
- Giải pháp: kiểm tra nội dung thường xuyên
- Một loạt các tài nguyên
Bài báo này xuất hiện lần đầu trên tạp chí .net số 233 - tạp chí bán chạy nhất thế giới dành cho các nhà thiết kế và nhà phát triển web.
Gần đây tôi đã nghe một câu chuyện về một khách hàng đến buổi họp mang theo hai hộp các tông khổng lồ chứa đầy ảnh và tài liệu viết tay. Khi được hỏi tài liệu này là gì, khách hàng trả lời: "Đây là nội dung cho trang web của tôi."
Quản lý nội dung là một vấn đề mà mọi nhà phát triển web phải đối mặt. Trong quá khứ không xa, đại lý của chúng tôi đã nhận tài liệu từ khách hàng ở các định dạng khác nhau, từ bản quét các bản vẽ bằng bút chì màu đến tài liệu Word không bao giờ kết thúc (hoàn chỉnh với cầu vồng ảo giác đánh dấu). Chúng tôi sẽ nhận được các bản trình bày PowerPoint, tệp InDesign và tài liệu quảng cáo in. Những hộp thư đến từ lâu của chúng tôi đang rên rỉ với những phần nội dung không nhất quán.
Kết quả của sự điên rồ này là vô số giờ bực bội đã được dành để giải mã những bó vật liệu hoàn toàn không có cấu trúc. Chúng tôi còn lại suy nghĩ: nội dung có thể là vua - nhưng chắc chắn đây không phải là cách để đối xử với một vị vua?
Vua điên
Nhiều bài báo đã được viết về các cách để giảm thiểu tác hại của việc nhận nội dung từ khách hàng. Nhiều bài viết trong số này đưa ra những cách tốt nhất để 'ép' hoặc thậm chí 'dụ dỗ' nội dung từ khách hàng và khẳng định những phương pháp này là giải pháp hợp lệ cho vấn đề.
Nhưng có một sự xung đột về ý tưởng ở đây. Nếu chiến lược nội dung hiện đang được chấp nhận như một đối tác liên tục đối với quy trình công việc thiết kế và phát triển, thì nó có nên liên quan đến điều gì đó tích cực hơn không chỉ đơn giản là "nhận nội dung từ khách hàng"?
Phù hợp nội dung với thiết kế
Người ta đã khẳng định rằng bạn nên kết nối thiết kế nội dung của mình với thiết kế ... thiết kế của bạn. Như Mishlaev Vitaliy đã chỉ ra, nếu chúng ta không làm được điều này, các nhà thiết kế chỉ đơn giản là trở thành họa sĩ, vẽ ra một bức tranh trống để chứa các cấu trúc tưởng tượng. Các khái niệm như "thiết kế nội dung" và "thiết kế nội dung thích ứng" nhấn mạnh ý kiến rằng nội dung thực sự là cốt lõi của một dự án; nó thực sự là vua.
Vậy tại sao khi tôi nói chuyện với nhiều học viên web, họ gặp rắc rối với nhiệm vụ thu thập tài liệu ngay từ đầu? Nếu chúng ta vẫn đang đấu tranh với những điều cơ bản, làm thế nào chúng ta có thể tham gia vào bất kỳ khía cạnh phức tạp hơn nào của chiến lược nội dung?
Quan điểm của tôi là chúng ta phải bỏ lại khái niệm cốt lõi này là lấy nội dung từ khách hàng dưới bất kỳ hình thức nào mà họ gửi nội dung đó. Nó đã lỗi thời, lỗi thời và về cơ bản không tương thích với các khái niệm mới nổi tạo nên một chiến lược nội dung web thành công.Hãy xem xét kỹ hơn một số vấn đề này và xem xét cách có thể tránh được chúng:
Vấn đề: nội dung bị phân mảnh
Có hai vấn đề lớn với cách mà các công ty tạo nội dung truyền thống:
- Nội dung được lập kế hoạch, sản xuất, đệ trình và xuất bản một cách độc lập.
- Bản thân nội dung sẽ bị ngắt kết nối cho đến khi được nhập vào CMS.
Một kịch bản phổ biến là khách hàng, cộng tác viên và / hoặc nhà sản xuất nội dung được cho biết nội dung nào được yêu cầu và sau đó tiến hành tạo và gửi tài liệu phù hợp với các yêu cầu này.
Ví dụ, những người viết kỹ thuật thường được yêu cầu viết tài liệu trợ giúp trong khi những người viết tiếp thị viết nội dung cho một trang web tiếp thị, và các nhóm khác quản lý nội dung tìm kiếm và mạng xã hội.
Cách làm việc này khiến người làm nội dung khó có thể có bất kỳ góc nhìn thực tế nào về toàn bộ dự án: để xem các phần nội dung của họ có liên quan như thế nào với những phần khác. Nó gây khó khăn cho việc hợp tác, khiến các nhà sản xuất nội dung không có trách nhiệm phải giao tiếp với những người khác liên quan đến dự án: cụ thể là các nhà thiết kế và nhà phát triển. Và cuối cùng, việc theo dõi, cập nhật và thay thế các phần nội dung cụ thể trở nên khó khăn hơn.
Theo sau những gì thường là một quá trình gửi đáng kinh ngạc, một số cá nhân may mắn (hoặc một loạt các cá nhân có hộp thư đến không nghi ngờ và bộ não không chuẩn bị) tất nhiên được giao nhiệm vụ đối chiếu, xem xét và cấu trúc tất cả nội dung này. Đây là nơi mà nó có thể trở nên lộn xộn, vì việc đánh giá nội dung, đo lường chất lượng, tính nhất quán và mức độ liên quan, sau đó đưa tất cả vào các kênh khác nhau để xuất bản, đòi hỏi một lượng lớn thời gian và năng lượng. Những môi trường hỗn loạn như thế này gây khó khăn cho việc tập trung vào việc bảo toàn tính toàn vẹn của nội dung.
Nhu cầu đảm bảo một dự án luôn được cập nhật sẽ làm tăng thêm sự thú vị, vì việc thêm hoặc thay thế các phần nội dung có thể liên quan đến việc lặp lại cùng một quy trình. Thông thường, các nhà quản lý dự án chỉ đơn giản là không bận tâm, và nội dung được phép trở thành khuôn mẫu và xếp hạng.
Giải pháp: tập trung tạo nội dung
Cách để tránh tình trạng lộn xộn này là giữ cho việc tạo nội dung nhanh nhẹn nhất có thể. Nó không phải là việc thuê ai đó (hoặc một cái gì đó) quản lý nội dung sau khi nó đã được tạo ra; đó là việc di chuyển quá trình sáng tạo đó ra khỏi các con hẻm phía sau và đưa nó trở lại cốt lõi của dự án. Đơn giản bằng cách thảo luận tập trung về những gì cần được tạo và mở các hoạt động cộng tác đang diễn ra, nội dung sẽ trở nên tốt hơn và dễ quản lý hơn.
Những nguyên tắc này có thể được áp dụng trong nhiều công cụ quản lý dự án, Trello là một ví dụ vô cùng mạnh mẽ. Và nếu bản thân tôi nói như vậy, GatherContent cũng khá tuyệt vời.
Vấn đề: nội dung là hữu cơ
Cách thức hoạt động của nội dung dự án ngày càng trở nên hữu cơ. Nó liên tục được yêu cầu thay đổi và thích nghi với hoàn cảnh bên ngoài: giống như một cái cây hay bất kỳ loại cây nào khác, nó phát triển không ngừng, rụng lá, ra cành mới… và có thể bị trèo, đẽo, hoặc thậm chí bị chặt.
Xem xét sự tương tự này xa hơn, chúng ta có thể tranh luận rằng nếu chúng ta muốn các dự án phát triển mạnh và nếu chúng ta may mắn, đơm hoa kết trái, chúng ta phải nuôi dưỡng chúng trong môi trường ổn định với các hệ thống hỗ trợ được quản lý tốt.
Giải pháp: bắt đầu kiểm toán sớm
Để thiết lập những môi trường như vậy, cần phải bắt đầu sớm. Như với nghiên cứu UX du kích, bằng cách thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ đủ nhỏ để thực hiện trong vài giờ, hoặc thậm chí vài phút, quản lý nội dung có thể trở thành một việc gì đó xảy ra trong suốt toàn bộ dự án, thay vì chỉ trong một lần gấp rút tuyệt vọng vào phút cuối. Ít và thường xuyên sẽ tốt hơn là muộn và quyết liệt.
Thay vì phải kiểm tra toàn bộ nội dung, quy trình ban đầu có thể đơn giản như phát hiện ra các vấn đề với nội dung trang web hiện có. Nó có phải là không liên quan, lỗi thời, lorem ipsum, không tồn tại, không được liên kết, bị hỏng - hay đơn giản là sai? Chỉ cần chỉ ra những vấn đề này là một cách tốt để thu hút sự đầu tư ban đầu đó vào việc phát triển chiến lược nội dung.
Vấn đề: nội dung phải nhất quán
Nhất quán là từ được các nhà chiến lược nội dung, biên tập viên, nhà thiết kế, đội ngũ SEO, chuyên gia UX, nhà quản lý, nhà tiếp thị, nhà nghiên cứu, nhà xuất bản, người dùng, người đọc, người tiêu dùng, nhà phê bình, khách hàng… và có thể là mẹ của bạn hét lên.
Tuy nhiên, tính nhất quán là nạn nhân của một kịch bản trong đó nội dung được xác định độc lập, được sản xuất độc lập và sau đó chỉ đơn giản là được ‘thu thập’. Việc chia nhỏ một dự án thành nhiều tài liệu không kết nối sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi các phiên bản của nội dung, các tài liệu tham khảo chéo hoặc xem các dự án của bạn từ cái nhìn toàn cảnh.
Mặc dù việc chia nhỏ nội dung thành các phần khả thi là rất hợp lý, nhưng nếu chúng ta không liên kết các phần này, làm sao chúng ta có thể đảm bảo tính nhất quán và liên tục?
Giải pháp: sử dụng các mô hình nội dung
Khi lập kế hoạch cho sự nhất quán, hãy xem xét việc tạo các mô hình nội dung. Đây là một cách tuyệt vời để phân tích mục tiêu và đầu ra của một dự án một cách sâu sắc. Mô hình nội dung đóng vai trò là nền tảng tuyệt vời mà từ đó bạn có thể tạo hướng dẫn văn bản cho nhà sản xuất nội dung (xem www.voiceandtone.com để biết một ví dụ tuyệt vời về điều này).
Một giải pháp nhanh chóng khác là tạo một bản đồ cơ bản về nội dung của bạn và để mọi người liên quan đều có thể truy cập được. Theo nguyên tắc chung, nội dung của bạn phải được kết nối và bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhóm chúng lại với nhau và lưu trữ trực tuyến.
Vấn đề: nội dung phải thích ứng
Một khái niệm khác đang thịnh hành hiện nay là nội dung có thể chuyển thể. Đây là nội dung có thể được tăng cường để phù hợp với các thiết bị, tình huống và người dùng khác nhau. Ví dụ về điều này sẽ là một trang web đáp ứng loại bỏ các tiêu đề phụ của các bài báo khi nó hiển thị chúng trên màn hình nhỏ hơn. Như Erin Kissane đã nói: “Chuẩn bị nội dung của bạn sẵn sàng để làm bất cứ điều gì, bởi vì nó sẽ làm được mọi thứ.”
Mặc dù việc để khách hàng hoặc cộng tác viên sản xuất nội dung một cách độc lập không ngăn nội dung trở nên dễ thích nghi, nhưng việc chia nhỏ nội dung thành nhiều phần trước khi xuất bản phần lớn không tương thích với tiêu chí mới này về khả năng thích ứng, vì nó khiến cho không thể xem trước hoặc tạo nguyên mẫu đầu ra thực.
Giải pháp: học C.O.P.E
Như Karen McGrane đã nhận xét, nếu bạn muốn tạo ra các phương tiện phân phối nội dung có thể thích ứng, bạn phải phát triển các kho nội dung được gắn nhãn thông minh và có cấu trúc tốt. Điều này không có nghĩa chỉ đơn giản là chia nhỏ nội dung của bạn và đưa các định dạng dành riêng cho thiết bị xuống các ống khác nhau. Nó cũng sẽ liên quan đến nhiều thứ hơn là có một CMS tuyệt vời. Thay vào đó, hãy học C.O.P.E (tạo một lần, xuất bản ở mọi nơi): tạo một kho lưu trữ duy nhất được coi là tốt để cung cấp cho nhiều phiên bản trang web của bạn.
Mặc dù khái niệm C.O.P.E-ing ngụ ý giảm thiểu tập trung vào sản xuất, tôi nghĩ để thực sự phục vụ cho khả năng thích ứng, cách thức tạo nội dung cũng cần phải trở nên linh hoạt. Để đạt được hiệu quả tối đa, việc phát triển kho lưu trữ cần thực sự liên quan đến sự hợp tác nhanh liên tục với các nhà sản xuất nội dung. Có người chuyên theo dõi và thay thế các khối ở vị trí trung tâm sẽ khuyến khích kiểm soát chặt chẽ hơn nhiều đối với việc bảo trì.
Vấn đề: nội dung phải mở
Chuyển qua tài liệu Word hoặc bảng tính với danh sách các yêu cầu không thực sự hoạt động tốt như một nền tảng để cộng tác. Nếu bạn muốn đạt được sự cộng tác, rõ ràng bạn cần phải kết nối không chỉ nội dung mà còn cả những người liên quan đến các giai đoạn phát triển và sản xuất khác nhau.
Giải pháp: các công cụ cộng tác trực tuyến
Nhờ những điều kỳ diệu của Internet, thật đơn giản để chuyển đổi sang lưu trữ và phát triển nội dung trực tuyến, đồng thời có quyền truy cập liên tục vào nó. Bằng cách này, bạn có thể mở ra quá trình phát triển nội dung, ngay lập tức tạo ra một phương pháp làm việc trôi chảy và minh bạch hơn - và thay thế ý tưởng chỉ xác định các yêu cầu bằng một hệ thống hướng dẫn mở.
Một lợi ích chính của việc này là bằng cách khuyến khích các nhà thiết kế và nhà phát triển tham khảo nội dung thực trong suốt một dự án, thiết kế và phát triển nội dung có thể trở nên đồng bộ hơn.
Cách dễ nhất để bắt đầu quá trình này là sử dụng một trong nhiều công cụ lưu trữ tài liệu trực tuyến: Dropbox, SugarSync, Just Cloud và Google Drive là một số công cụ phổ biến nhất. Tùy thuộc vào dự án của bạn, bạn cũng có thể được hưởng lợi từ việc áp dụng các công cụ khác - chẳng hạn như Basecamp - dành riêng cho việc quản lý con người và do đó cho phép bạn hướng dẫn trực tiếp hơn cho các nhà sản xuất nội dung.
Đây rõ ràng là một kịch bản có tính khái quát cao, nhưng mặc dù nó có thể không phù hợp với tất cả mọi người, nhưng bạn nên dành thời gian để xem xét các đặc tính chung của giao tiếp, hướng dẫn và cộng tác bắt nguồn từ việc mở nội dung và lưu trữ trực tuyến.
Vấn đề: duy trì nội dung
Khi không rõ nơi cư trú của nội dung, nội dung đó trở nên khó cập nhật và có thể nhanh chóng trở nên không liên quan. Một lần nữa, hãy nghĩ về nó như một sinh vật sống đòi hỏi sự quan tâm thường xuyên và bảo dưỡng liên tục. Các chuyên gia hiện nay tiếp cận các dự án với ý tưởng rằng thiết kế là một quá trình lặp đi lặp lại liên tục và bạn cũng nên xem xét việc thử nghiệm và cập nhật nội dung từ góc độ này.
Các dự án khác nhau đưa ra các mốc thời gian bảo trì khác nhau, nhưng hiếm khi xảy ra trường hợp nội dung có thể được để rất lâu mà không cần ít nhất một số cập nhật nhỏ.
Giải pháp: kiểm tra nội dung thường xuyên
Có một số công cụ tuyệt vời để kiểm tra nội dung của các trang web. Trên hết, bạn nên xem qua Page Trawler: một phương tiện cực kỳ nhanh chóng để tiến hành kiểm tra nội dung. Content Insight cũng đang trong quá trình phát triển một công cụ để kiểm tra nội dung, công cụ này hứa hẹn sẽ tạo ra bước đột phá mới trong cách chúng tôi duy trì nội dung.
Tập trung nhiều hơn vào các tổ chức nhỏ hơn, Perch là một CMS giúp bạn dễ dàng theo dõi và cập nhật nội dung. Bằng cách tập trung vào việc đơn giản hóa trải nghiệm, các nhà phát triển đã mở rộng khả năng bảo trì cho nhiều người hơn, chẳng hạn như khách hàng, copywriter không hiểu biết về kỹ thuật và chủ sở hữu trang web.
Một loạt các tài nguyên
Như chúng ta đã thấy, có nhiều cách để chống phân mảnh phát triển nội dung và tích hợp nó với phần còn lại của quá trình thiết kế web của bạn; để tạo nền tảng cho chiến lược nội dung. Tôi tự tin rằng các công cụ khuyến khích giao tiếp và cộng tác trong suốt quá trình phát triển thực sự có thể lấy nội dung từ lề của một dự án và đưa nó trở lại nơi thuộc về: ở trung tâm của giai đoạn.
Trên hết, nội dung nên được phát triển hơn là được thu thập - nghĩa là nó phải được tích hợp thực sự với sự phát triển của phần còn lại của một trang web. Bằng cách sử dụng các phương pháp như mô hình hóa nội dung và bằng cách áp dụng một chiến lược nhất quán về kiểm tra, thử nghiệm cũng như phát triển và bảo trì nhanh nhẹn, bạn có thể làm cho nội dung của riêng mình nhất quán hơn, phù hợp hơn với công việc thiết kế của bạn và có khả năng xác định các trang web tốt hơn bạn sản xuất.
Khám phá 20 công cụ tạo khung dây tốt nhất cho các nhà thiết kế tại Creative Bloq.
